در هر سازمان و شرکتی ممکن است شرایطی پیش آید که یک یا چند نفر از کارمندان تصمیم به ترک سمت بگیرند و استعفا دهند.
مصاحبه خروج، مکالمهای است بین شما و کارفرمایتان (احتمالاً یک نماینده منابع انسانی). این مصاحبه فرصت مناسبی را برای بحث در مورد رضایت شغلی یا ارائه بازخورد در مورد خط مشی و جهتگیری شغلی فراهم میکند. به بیان سادهتر باید بگوییم که مصاحبه خروج مکالمهای است که بین یک کارفرما و کارمندی که تصمیم به ترک کسب و کار دارد، اتفاق میافتد. به جای اینکه بپرسید چرا میخواهند به شرکت شما بپیوندند، از آنها بپرسید که چرا تصمیم به ترک شرکت گرفتهاند.
هدف از مصاحبه خروج
هدف از این مصاحبه، ارزیابی تجربه کلی کارکنان در سازمان شما و شناسایی فرصتهایی برای بهبود مشارکت است. داشتن مجموعهای مشخص از استانداردها در هنگام انجام مصاحبههای خروج نیز میتواند نقشی اساسی در مدیریت بحران داشته باشد.
دلایل اهمیت مصاحبه خروج
ما فهرستی از چند دلیل را گردآوری کردهایم تا دادهها و بینشهای لازم را برای ایجاد یک محیط کاری مثبتتر و محافظت از سازمان شما در برابر خطرات دریافت کنید.
- دلیل خروج یک کارمند را خواهید دانست (ممکن است با چیزی که فکر میکنید متفاوت باشد!).
- مصاحبه خروج به کارمند اجازه میدهد تا بازخورد سازنده ارائه دهد و با یک نکته مثبت کار خود را ترک کند.
- این کار میتواند به کاهش بحران و همچنین شناسایی مواردی که ممکن است نیاز به توجه فوری داشته باشد، کمک کند.
- شما یک ارزیابی صریح از محیط و فرهنگ سازمان خود دریافت خواهید کرد.
- ممکن است بینش لازم در مورد نیازهای استخدام، حضور در هیئتمدیره و آموزش کارکنان آشکار شود.
- بازخوردهای بهدست آمده به شما کمک میکند تا اقداماتی را که میتواند به بهبود حفظ کارکنان کمک کند، شناسایی کنید.
- فرصتهای بهبود در توسعه مدیریت و برنامهریزی برای جانشینپروری شناسایی میشود.
نحوه انجام مصاحبه خروج
هنگامی که یک کارمند تصمیم میگیرد کسبوکار شما را ترک کند، دلیل آن برای شما مهم است. اگر بتوانید دلایل استعفای او را درک کنید، میتوانید کارمندان دیگر را به ماندن در شرکت تشویق کنید.
اکنون میخواهیم در مورد نحوه انجام مصاحبه خروج به عنوان یک کارفرما صحبت کنیم. در زیر چند نکته وجود دارد که هنگام انجام یک مصاحبه خروج باید به خاطر داشته باشید؛ همچنین برخی از نمونه سؤالات مصاحبه خروج ذکر شده است.
- هر کارمندی که استعفا میدهد، باید مصاحبه مجزا داشته باشد
هر فردی که شرکت شما را ترک میکند، شایسته یک مصاحبه خروج است.
- آن تایم عمل کنید
بهترین زمان برای برگزاری مصاحبه خروج در آخرین روز ترک یا بلافاصله پس از خروج است.
- شفاف عمل کنید
فهرستی از سوالاتی که میخواهید بپرسید یا زمینههایی که میخواهید بررسی کنید، تهیه و سپس آن را در ایمیلی پیش از موعد به شخص موردنظر ارسال کنید.
- مصاحبه را معمولی جلوه دهید؛ راحت باشید
انجام مصاحبههای خروجی تا حد امکان راحت است. بهتر است در مکانی غیررسمیتر، مانند کافهای در نزدیکی محل کار برگزار شود. این کار به تقویت این ایده کمک میکند که یک گفتگوی دوستانه و دوطرفه بین دو همکار قدیمی است.
- مصاحبه را شخصی کنید
این کار به شخص موردنظر کمک میکند تا نسبت به ارائه بازخورد خود، کمی صادقتر باشد. یک ضربالمثل قدیمی در محافل منابع انسانی وجود دارد که میگوید: مردم شغل خود را رها نمیکنند، بلکه مدیران خود را رها میکنند.
- بیشتر از اینکه صحبت کنید، شنونده باشید
شما آنجا نیستید که از کسبوکار خود دفاع کرده یا تصمیمات خود را توجیه کنید؛ بلکه برای یادگیری هرچه بیشتر در مورد سازمان خود، این ملاقات را ترتیب دادهاید.
- گفتگو را کنترل نکنید، بلکه آن را هدایت کنید
به عنوان یک مصاحبهکننده، ممکن است وسوسه شوید که مکالمه را به سمت موضوعاتی سوق دهید که عمیقاً تمایل دارید درباره آنها صحبت شود. در دست گرفتن کنترل این گفتگو اشتباه است.
- نتایج را به صورت ناشناس به اشتراک بگذارید
این کار کمک میکند که رهبران شرکت درک روشنی از نحوه عملکرد در هر بخش از کسبوکار پیدا کنند.
- براساس نتایج اقدام کنید
همهچیز تا این مرحله آسان بوده است. اکنون باید براساس آنچه آموختهاید عمل کنید!
نمونه سؤالات مصاحبه خروج
ما به عنوان یک سازمان، به چه چیزهایی نیاز داریم؟
چه چیزی لازم بود تا شما را متقاعد کرد که کارتان را ترک نکنید؟
- چه کاری را خوب انجام میدهیم؟
- آیا احساس کردید که توسط مدیرتان به درستی حمایت میشوید؟
- آیا احساس کردید که این شرکت از اهداف شغلی شما حمایت میکند؟
- آیا احساس کردید که فرصتهای یادگیری و توسعه را به خوبی دریافت کردهاید؟
- سختترین بخش کار در اینجا چیست؟
- معیارهای شما برای انتخاب کارفرمای جدید چیست؟
- آیا این شرکت را به دیگرانی که جویای کار هستند، توصیه میکنید؟
- آیا در این شرکت، آموزش مناسب و کاملی دریافت کردهاید؟
- تا به حال پیش آمده است که به کار در این شرکت افتخار کنید؟
- نظر شما درباره مدیریت چیست و آیا بازخورد یا پیشنهادی برای بهبود عملکرد ما دارید؟
- چرا سمت خود را ترک میکنید یا چه چیزی باعث شد که این تصمیم را بگیرید؟
کلام آخر
تا جایی که میتوانید، با شخص ترککننده به خاطر کاری که در شرکت شما انجام داده است، با احترام و قدردانی رفتار کنید. آنها در سازمانی دیگر، با افراد زیادی کار خواهند کرد و شما قطعاً تمایل دارید که از رفتار و اتمسفر موجود در شرکت شما، به عنوان یک الگوی مناسب یاد شود.
به هر حال فردی که استخدام کردهاید تصمیم به ترک شغل گرفته است و میخواهد همه دلایل آن تصمیم را به شما بگوید. بله، خروج کارکنان به این معنی است که شرکت شما در حال تغییر است، اما تا زمانی که شما کنترل مسیر سفر کسبوکار خود را در دست دارید، این امر مثبتی خواهد بود.
دیدگاه شما چیست؟