نوشته ها در دسته بندی: دانستنی های اچ آر

جیکوب مورگان آینده‌پژوه، سخنران و نویسنده‌ کتاب‌های پرفروشی در حوزه‌های مدیریت ازجمله رهبری و تجربه کارکنان است.

از نظر او سه عامل کلیدی مفهوم تجربه کارمندان را شکل میدهند:

1. تکنولوژی
2. فرهنگ
3. محیط فیزیکی

در مقاله حاضر قصد داریم به ارائه خلاصه نکات مورگان در مورد اثر محیط فیزیکی بر تجربه کارکنان بپردازیم.

محیط فیزیکی به بیان ساده یعنی پیرامون و اطراف ما و هرآنچه که در آن وجود داشته و در آن اتفاق میوفتد. از تابلوهای هنری که روی دیوار آویزان می‌کنیم گرفته تا وعده غذایی که از طرف شرکت برای کارمندان تدارک دیده می‌شود. همه این‌ها حدود ۳۰ درصد از تجربه‌ کارمندان را رقم می‌زند.

همه افراد علاقه دارند که در طول روز زمان خود را در محیطی انرژی‌بخش و الهام‌دهنده بگذرانند. محیطی که این ویژگی‌ها را داشته باشد باعث رشد خلاقیت و افزایش میزان درگیری و تعامل کارمندان با سازمان می‌شود. علاوه‌برآن محیط فیزیکی به‌نحوی تداعی‌کننده ماهیت شرکت است. درصورتی‌که افراد از محیط فیزیکی خود راضی باشند و حس مثبتی دریافت کنند نسبت‌به کل سازمان حس مثبتی خواهند داشت و برعکس آن هم درست است.

با گسترش فضای کار اشتراکی و بستر اتصال جهانی و فناوری‌هایی که همکاری بین افراد را آسان‌تر می‌کنند بسیاری از مردم فکر می‌کردند که به‌زودی مفهوم دفتر کار از بین برود. این ایده تا زمانی درست است که مفهوم دفتر به‌معنای سنتی آن را در نظرداشته باشیم. یعنی اتاقی با دیوارهای خاکستری و وسایل رنگ و رو رفته!

چنین مفهومی در حال از بین رفتن است اما ساختمان‌ها و دفاتر درحال پشت سر گذاشتن رنسانس در طراحی هستند و این‌بار دفاتر کار به‌عنوان پایگاهی که تجربه کارکنان در آن‌جا رقم می‌خورد باز طراحی خواهند شد و به فعالیت خود ادامه خواهند داد.

طبق گزارشات، املاک تجاری در آمریکا به بالاترین قیمت خود در سال‌های گذشته رسیدند و شرکت‌های بزرگی مثل آمازون، سامسونگ، دی لویت، مایکروسافت و… درحال سرمایه‌گذاری روی محیط فیزیکی به‌عنوان مرکز تجربه کارمندان هستند.

این فرایند مثل طراحی مجدد یک ماشین است زمانی‌که موتور آن را ارتقا دهیم اما اتاق داخلی آن مثل قبل باشد. در این حالت ممکن است که خودرو قدرت‌مندتر شده باشد اما باز هم افراد دوست ندارند در آن زمان بگذرانند. مطالعه‌ای در مجله مدیریت بریتانیا نشان داد که بین فضای کاری کارکنان و هویت اجتماعی و آسایش روانی آن‌ها ارتباط مستقیم وجود دارد‌.

برای اینکه سازمان ها بتوانند یک محیط فیزیکی عالی برای کارکنان خود ایجاد کنند باید روی ویژگی‌های اصلی آن تمرکز کرده که در ادامه به‌اختصار توضیح داده خواهند شد:

• افراد بتوانند دوستان و بازدیدکنندگانی را به محیط کار دعوت کنند.
• کارها دارای انعطاف باشد.
• ارزش‌های سازمان منعکس شود.
• از گزینه‌های فضای کاری متعدد استفاده شود.

با تمرکز بر این حوزه‌ها شرکت‌ها می‌تواند محیط فیزیکی مناسبی را برای کارکنان خود ایجاد کرده و آن‌ها را تشویق کنند تا درگیر کار شوند و بهترین عملکرد را از خود نشان بدهند.

همان‌طور که شرایط و وضعیت بازار کار به طور چشمگیری در حال تغییر است، متخصصان تجربه کارکنان  وظیفه بسیار مهم و چشم‌گیری پیدا کرده‌اند.

نسل جدید مدیریت تجربه کارمندان، نقش‌های مختلفی را ایفا می‌کند و سرعت بالای رشد آن‌ اثباتی بر این ادعا است که تجربه کارمندان به عنوان وسیله‌ای برای توسعه و ارزیابی مجدد نقش سنتی منابع انسانی، به یک شریک تجاری استراتژیک تبدیل شده است.

متخصصان تجربه کارکنان که به اطلاعات مربوط به کارکنان خود آگاه هستند، با طراحی روش‌هایی برای بهبود روش‌های مدیریت نیروی کار، با چالش‌های زیادی روبرو می‌شوند. به عنوان مثال، این موارد شامل استخدام نیروی جدید، مدیریت تجربه کاری نیروها، و بهینه‌سازی کارهای طولانی‌مدت است.

بدیهی است که در حال حاضر تجربه کارمندان در حال تغییر و اصلاح محیط کار است. بنابراین باید بدانیم که اهداف اصلی مدیریت تجربه کارکنان چیست؟

1. قرار دادن ارتباطات در دل تجربه کارمند

متخصصان تجربه کارمندان در حال توسعه و ارتقای دامنه منابع انسانی هستند تا تمام راه‌های ارتباطی را که کارمندان در طول کار در شرکت دارند، شامل شود. یکی از نتایج اصلی تحول تجربه کارمندان، تغییر وضعیت ساختاری ارتباطات داخلی است.

هدف اصلی این است که تا حد ممکن کل تجربه کارمند را ارتقا دهیم. این مسئله را می‌توان بیشتر به 3 هدف اصلی تقسیم کرد:

• جذب کارکنان بااستعداد
• نگه‌داشتن کارکنان در فضای کار برای مدت طولانی‌تر از میانگین ملی
• تبدیل کارکنان به سفیران برند کارفرمایی

مدیران تجربه کارمند، مسئول طراحی برنامه‌های سازمان خود هستند تا تجربه کاری کارکنان را تا حد امکان سودمند و بهینه کنند.

در این بخش، استراتژی‌های بازاریابی از طریق ارتباطات داخلی به دست می‌آید و هدف آن کانال‌های خاصی خواهد بود.

2. ایجاد و حفظ فرهنگ محل کار

مهم‌ترین هدف تجربه کارکنان در یک شرکت، ایجاد راه‌هایی برای تحقق بخشیدن به اهداف آن شرکت است. بنابراین، این امر یکی از مسئولیت‌های حیاتی مدیران تجربه کارمندان است.

برای بسیاری از رهبران تجربه کارکنان، اولویت اول، تعریف فرهنگ سازمانی برای شرکتشان است. این فرآیند با شناسایی مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های کاری یک شرکت آغاز می‌شود.

• مأموریت

چگونه به کارمندان، مشتریان و شرکای خود توضیح می‌دهید که کسب‌وکار شما به چه کار می‌آید؟

• چشم‌انداز

شرکت شما در راستای تبدیل شدن به چه چیزی است؟ برنامه شما برای رسیدن به آن چیست؟

• ارزش‌ها

شما و کارمندان شما به چه چیزی باور دارید و چگونه این باورها را عملی می‌کنید؟

3. تطبیق اطلاعات کارکنان با بینش سازمان

نقشی که توسط فناوری تجزیه و تحلیل ایفا می‌شود، با ابزارهای جدید طراحی شده برای استخراج معیارهای کلیدی لازم برای ایجاد پایه و اساس کل سفر کارکنان، منابع انسانی را به شدت متحول می‌کند.

اطلاعات مربوط به افراد، که آن‌ها را در سازمان توصیف می‌کند، تجربه کاری کارمندان را شخصی‌سازی می‌کند و تجربیات هدفمندی را به وجود می‌آورد که با اهداف آموزش فردی و مسیرهای شغلی همسو می‌شوند. به عبارت دیگر، ایده اصلی، تطبیق علایق کارکنان با اهداف سازمانی است.

همه اطلاعات از جمله داده‌های مربوط به پیشرفت شغلی، انتقالات شغلی و عملکرد افراد به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا ارزش طول عمر استعدادها را محاسبه کنند، مهم‌تر از همه، بینش‌های مفیدی را ارائه می‌کند که می‌تواند به بهینه‌سازی مجموعه‌ای از راه‌های ارتباطی در طول فعالیت کارمند کمک کند.

5. رسیدن به نسل جدید کارکنان

یکی از عوامل اصلی افزایش و متناسب بودن تجربه کارکنان، افزایش تعداد هزاره‌ها و نسل Z در محل کار است. حضور و انتظارات این کارکنان جوان‌تر، سازمان‌های آینده‌نگر را ملزم ساخته است که ساختار و هدف خود را به طور اساسی بازتعریف نمایند.

باید بدانیم که نگرانی‌های نسل‌های مختلف کارکنان به تعامل ختم نمی‌شود. نسل هزاره نیز محتمل‌ترین نسلی هستند که شغل خود را تغییر می‌دهند و از هر ده نفر، برای شش نفر آن‌ها فرصت‌های شغلی جدید وجود دارد.

در واقع نسل Z که در سال 2020 بیست درصد از نیروی کار را تشکیل می‌داد، انتظار دارند که ارتباطات سریع، ثابت و در دسترس با همکارانشان داشته باشند.

البته ترفند درگیر کردن یک نسل در محل کار این است که این کار را بدون احتمال ایجاد احساس غریبی با چهار نسل دیگر انجام دهیم. هر فرد ازهر نسلی از کارکنان می‌خواهد به اخبار، اطلاعات و خدمات مکفی دسترسی داشته باشد؛ اما تمایل دارد دسترسی به آن‌ها آسان نیز باشد.

6. بهبود نام تجاری کارفرما

مسئولیت اصلی مدیریت تجربه کارکنان، برقراری ارتباط با برند کارفرمایی آن‌ها است. بنابراین، این وظیفه متخصصان تجربه کارکنان است که به طور استراتژیک در مورد چگونگی تبلیغ برند خود در داخل و خارج سازمان و همچنین درک نحوه تأثیرگذاری بر نگرش در مورد آن، برنامه‌ریزی کنند.

اعتبار برند یک سازمان بهترین راه برای جذب و حفظ افرادی است که باعث موفقیت آن سازمان می‌شوند.

متخصصان تجربه کارکنان می‌دانند که برند سازمان چیزی نیست که بتوان به بازار دیکته کرد. می‌توان گفت که این افراد باید در به دست آوردن تصویری دقیق از نحوه نگرش مردم به سازمان خود ماهر باشند.